1.目的

為了及時發現和處理湖南雅城新材料有限公司（以下簡稱“公司”）在企業社會責任方面可能存在的各類風險與隱患，保障外部利益相關方與本公司的順暢溝通，提高與利益相關方參與和互動的質量，從而建立和諧互利的各利益相關方關系，維護利益相關方的合法權益，制定此程序。

2.申訴范圍

2.1本管理制度適用于基于本公司產品、鈷原料供應鏈、運營行為、業務關系而與本公司存在直接或潛在聯系的外部利益相關方（“申訴人”），包括但不限于：

公共內部員工、股東和投資者；

公司客戶，包括供應商、合作商和采購商；

社會組織和媒體；

公共部門（包括政府部門）及其代表；

公司各運營所在地的社區居民。

2.2任何利益相關方可就與本公司產品、責任礦產的開采、貿易、處理和進出口、運營行為、業務關系中存在的違反法律法規和社會責任尤其是供應鏈盡責管理的要求事項，例如：童工、人權侵犯、職場騷擾、危害環境或社會的行為、不當或無故解雇、強迫勞動、現代奴役、賄賂、洗錢、歧視（包括但不限于人種、膚色、年齡、性別、性傾向、種族、宗教、婚姻、殘疾、懷孕等方面）、鈷礦來源不明等現象提出意見、建議或申訴。

2.3可接受滿足以下條件的申訴，包括但不限于：：

a與公司的社會責任、供應鏈盡責管理包括任何已識別的相關風險；

b指出盡責管理系統的缺陷、不一致或不足；

c包括足夠的客觀證據以合理地支持提交申訴人員的指控；

d違反公司《負責任全球鈷供應鏈的盡責管理政策》的要求；

e違反公司《供應商行為準則》的要求。

2.4申述原則

1、事實原則：申訴人應根據具體事實而非公司的戰略、政策或方針提出申訴，并充分、完整地提供基于事實的證據和材料，公司接受和處理申訴則應以查清事實為基本出發點并根據查清的事實做出處理；

2、關聯原則：申訴人可為自身或代表其他個人、群體或組織提出申訴，只要申訴事項與公司的產品及其供應鏈、經營管理決策與活動、業務關系、外部非業務關系相關，公司不接受也不處理與公司不存在任何關聯的申訴；

3.申訴實效

利益相關方應在事實發生且存在一年以內的有異議的事件提出申訴。公司對于超過一年以上的相關利益方提出的異議事件申訴不予以接受。

4.申訴方式

4.1內部申訴：內部員工對公司產品、責任礦產的開采、貿易、處理和進出口、運營行為、業務關系中存在的違反法律法規和社會責任尤其是供應鏈盡責管理的要求事項存在異議時，可向公司社會責任公共郵箱意見箱進行申述（shensu @hnyacher.com），各部門主管、上級領導、人力資源部、總經辦、總裁辦也可直接向公司高層領導反映。

4.2外部申訴：相關方對湖南雅城新材料公司產品、責任礦產的開采、貿易、處理和進出口、運營行為、業務關系中存在的違反法律法規和社會責任尤其是供應鏈盡責管理的要求事項存在異議時，可向湖南雅城新材料公司公司社會責任公共郵箱意見箱進行申述（shensu @hnyacher.com）向湖南雅城公司進行反映。

注意：申述人需對申述事項描述清楚并寫明申訴人的姓名、單位（如有）、聯系方式及其他相關重要信息；若是匿名申述，公司內部需調查是否屬實，若屬實按申述處理流程執行。

5.申訴處理

外部申訴：鈷供應鏈盡責管理工作組負責主導外部申訴中鈷供應鏈盡責管理相關信息的處理；總經辦負責主導外部申訴中鈷供應鏈盡責管理以外的相關信息的處理。

內部申訴：雅城公司工會負責每周/次接收（shensu @hnyacher.com）此郵箱申述，查看郵箱收件情況，并主導各基地的內部申訴信息的處理；總經辦負責接收并主導公司總部的內部申訴信息的處理。

第一步：主導部門接收到舉報人提供的申訴材料后填寫《申訴及處理記錄表》；并于五個工作日內向提出人調查申訴內容；

第二步：主導部門應在五個工作日內對申訴內容進行調查并做出判定：拒絕申訴或接受審核

第三步：申訴內容屬實及符合申訴條件的，主導部門應在十個工作日內與利益相關方商定處理方法，并確定糾正措施（如有）要求責令責任部門整改，主導部門對整改情況進行驗證。主導部門無法解決的，可提請常務副總裁/副總裁協助或申請第三方調解。符合申訴條件，但與利益相關者商定后判定本公司不存在申訴問題的，無需采取糾正或改進措施；

第四步：申訴處理完成后五個工作日內公布處理結果或告知申訴方。(通知結果的方式遵循申訴者保護原則)

第五步：申訴方對調查報告或行動措施不滿意的，可再次提出申訴。公司將開展進一步的調查和研究，確定需要深入開展的行動方案并予以實施。

第六步：如申訴方仍與公司改進行動無法達成一致，可采取尋求企業以外的解決途徑，包括但不限于聘請外部專家參與審查、轉交給第三方（如 RCI、RMI 等）進行調解或司法途徑。

6.無報復政策

公司在處理申訴時將遵循事實、程序、保密、及時原則。受理人員對申訴人員信息嚴格保密。申訴材料按機密級資料嚴格管理，未經公司主要領導或分管領導批準，不得調閱。嚴禁將申訴材料轉到被申訴方手中，保護申訴人的合法權益，防止對申訴人的打擊報復。對于未能遵守保密原則導致申訴者利益受損害的雇員，公司將予以處罰。如果申訴人認為受到了任何違反本政策的報復行為，可以向其主管領導、法律顧問或公司的人力資源負責人公司行政部門負責人提出投訴。對嚴重泄密、導致申訴人合法權益受到損害的，移交司法機關處理。

7.相關記錄

《申訴及處理記錄表》